Ahhoz, hogy sikeres legyél a pályázatírási folyamatban, valóban meg kell értened a lépéseket és a játékszabályokat. Egy pályázat megírásához sok segítséget is szerezhetsz, vannak például díjmentes pályázatfigyelést biztosító cégek. Ilyenkor könnyű beleragadni a dokumentációk egész sorába, amik elsöprő erejűek lehetnek és megterhelő feladatot jelenthetnek. Először is fontos megérteni a pályáztatási folyamatot és azt, hogy mit kereshetnek egy ilyen szerződésben a potenciális ügyféltől. Nagyon figyelmesen el kell olvasni a pályázati szerződés specifikációját.
Emeld ki azokat a területeket, amelyekre figyelmet kell fordítani, például a vevő prioritásait vagy kulcsfontosságú témáit, amikkel komolyabban kell majd foglalkozni. Ilyenkor érdemes „forgatókönyvet” készíteni vagy megtervezni a nyertes témákat. Ezen kívül meg kell határozni a benyújtásának módját, a határidőt, a formázási irányelveket, a mellékleteket és a szavak/karakterek számát.
Ne hagyd ezt az utolsó pillanatra! Fontos, hogy a dokumentum megfelelő legyen, különben meghiúsulhat. Olvass el minden kérdést, a sajátjaidat is szem előtt tartva. Miért kérdezi ezt az ajánlatkérő? Milyen információkat keresnek a pályázati ajánlatban? Dekonstruáld a pályázati szerződés minden kérdését, hogy a válaszra összpontosíts, mert ez megkönnyíti az írási folyamatot és kezelhető részekre bontja. A folyamat egyedi íráskészséget igényel, vagyis képesnek kell lenned arra, hogy közvetítse a szervezeted erősségeit, miközben a specifikáció minden pontját eléred.
Szükség van arra is, hogy valamennyire szépítsék az esetleges kisebb hibákat, ha a cég nem felel meg bizonyos követelményeknek. Az írás formális, mégis hihetetlenül kreatív. Az írónak képesnek kell lennie arra, hogy jó fényben tüntesse fel az adott céget, miközben magával ragadja az olvasót. Ezeknek a készségeknek a fejlesztése évekbe telik, ezért érdemes profi segítséget kérni egy ilyen fontos dokumentum megalkotásához. Nem érdemes spórolni, hiszen utólag könnyen megbánhatod, ha nem lesz sikeres a pályázat.